Onnistuneessa yritystapahtumassa tapahtumapäivänä nauttii niin henkilökunta kuin asiakkaatkin huolellisesti suunnitelluista järjestelyistä. Mitä tulee ottaa huomioon yritystapahtumaa järjestettäessä?
Tapahtuman tavoitteet
Tapahtuman tavoitteiden määrittäminen on tärkeää. Mikä on tapahtuman päämäärä ja mitä sillä halutaan saavuttaa? Kyseessä voi olla lanseeraustapahtuma, jolloin tavoitteena on uuden tuotteen tai palvelun esittely ja kiinnostuksen herättäminen mahdollisimman monessa asiakkaassa. Tapahtumalle ja sen tavoitteille kannatta luoda myös mittarit, joiden avulla voit arvioida tapahtuman onnistumista numeroiden valossa. Mittareita voi olla esimerkiksi kuinka iso osuus kutsutuista ilmoittautui ja tuli paikalle, asiakasarviot tilaisuudesta tai tapahtuman myynnillinen vaikutus yritykselle.
Budjetti
Tapahtuman budjetin laatiminen vaatii tarkkuutta. On tärkeää huomioida kaikkien osatekijöiden kulut, kuten paikan vuokra, tarjoamiset, esiintyjät, mahdollinen lisähenkilökunta, rekvisiitta, logistiikka, tapahtuman markkinointi ja jälkimarkkinointi jne. Lisäksi on hyvä varautua yllättäviin menoihin.
Tilaisuuden ajankohta
Ensimmäisiä tarkkaan pohdittavia asioita on yritystilaisuuden ajankohta. On mietittävä tarkkaan, soveltuuko tapahtuman luonne huomioon ottaen jokin tietty vuodenaika tai kuukausi. Lisäksi kannattaa huomioida onko tapahtumalla sellaista tavoitetta, joka tulisi huomioida ajankohdan osalta, kuten esiteltävä sesonkituote ja sen vaativa valmistautumisaika jälleenmyyjäportaassa.
Ajankohtaa miettiessä, tulee luonnollisesti huomioida myös juhlapyhät ja niiden vaikutukset sekä muut yhteiskunnallisesti tärkeät ajankohdat, kuten koulun aloitus. Lisäksi kannattaa selvittää onko jokin ajankohta kiireistä aikaa kohderyhmälle ja ettei samaan aikaan järjestetä muuta samalle kohderyhmälle suunnattua tapahtumaa. Muista ilmoittaa hyvissä ajoin tapahtuman ajankohta kutsuttaville esimerkiksi ennakkokutsun muodossa, jotta he voivat varata ajankohdan kalenteristaan.
Sijainti
Asiakaslähtöisyys on avainasioita myös sijaintia suunniteltaessa. Kuinka pitkä matkan kohderyhmä on valmis siirtymään, miten he yleensä liikkuvat ja onko kohde helposti saavutettavissa järkevässä ajassa. Luonnollisesti tapahtuman sisällölläkin on suuri merkitys ja se saattaa asettaa rajoitteita sijainnille.
Järjestänkö itse vai käytänkö kumppania?
Tapahtuman järjestäminen vie aikaa ja resursseja. Suunnittelun ja toteutuksen lisäksi on paljon huomioitavaa ja hoidettavaa kuten kutsu- ja ilmoittautumisprosessi, tapahtuman ilmeen suunnittelu ja yhteydenpito eri sidosryhmien välillä. Ulkoiset kumppanit tarjoavat usein myös uusia ideoita. Kumppanin valinta kannattaa useassa tapauksessa kilpailuttaa, sillä eri kumppaneilla voi olla erilaisia ideoita tapahtuman järjestämiseksi ja se on myös taloudellisesti järkevää. Tutun kumppanin kanssa on toki helppo tehdä yhteistyötä, sillä silloin jo paremmin tiedetään mitä haetaan ja kumppanin tavan työskennellä.
Sisältö
Yritystapahtumilla on hyvin erilaisia luonteita. Tapahtumassa halutaan joka tapauksessa antaa vieraille vastine heidän käyttämälle ajalleen ja sisältöä suunnitellessa tulee tarkkaan miettiä mitä kohderyhmälle tarjotaan ja mitä he toivovat. Sisältöä suunnitellessa kannattaa palata aikaisempien tapahtumien palautteisiin; mitä on arvostettu ja mitä on pidetty vähemmän mielenkiintoisena.
Sisällön ja suunnittelun osalta kannattaa huomioida, että vieraalle ei saa tulla sellaista tilannetta eteen, ettei tiedä mitä tapahtuu seuraavaksi tai missä pitäisi olla seuraavaksi. Tee ohjelmasta ja aineistoista niin informatiiviset, että kaikki osallistujat voivat luottavaisin mielin nauttia joka hetkestä ilman epävarmuutta.
Jälkimarkkinointi
Jälkimarkkinointi on tärkeä osa tapahtumaa ja sen avulla voit vahvistaa tapahtuman vaikutuksia, sitouttaa asiakkaita ja vaikuttaa positiivisesti asiakassuhteeseen. Lähetä tapahtuman jälkeen kiitosviestit, niin asiakkaille, henkilökunnalle kuin esiintyjillekin. Myös palautteen kysyminen vierailta on tärkeää tapahtuman onnistumista analysoidessa sekä tulevien tapahtumien osalta. Palauta vieraat mukavan tapahtumapäivän tunnelmaan kuvien muodossa ja lähettämällä esimerkiksi tarjous tai lisätietoa tapahtumassa esitellyistä tuotteista tai palveluista.
Tapahtumaa järjestettäessä on paljon työtä ja huomioitavaa, mutta kunnollinen pohjatyö tuo kiitosta tapahtumapäivänä. Punaisena lankana kannattaa pitää asiakaslähtöisyyttä koko projektin läpi. Mieti jokaisen yksityiskohdan osalta mitä kohderyhmä tarvitsee tai haluaa ja miten tuot heille lisäarvoa valinnoillasi.
