Tehokas ja toimiva kutsuprosessi on yksi onnistuneen yritystapahtuman kulmakivistä. Tämän kertaisessa blogikirjoituksessa annan vinkkejä, mitä kutsuprosessissa kannattaa huomioida ja mikä tekee siitä sujuvan ja toimivan niin järjestävän yrityksen kuin kutsuttavankin näkökulmasta. Kutsu on ensimmäinen kosketuspiste ja kiinnostuksen herättäjä järjestettävään tapahtumaan.
Aloita kutsulistasta
Jos tapahtuma on rajattu tietyille kontakteille ja osallistujamäärä on rajoitettu, lähtee kutsuprosessi aina kutsulistojen laatimisesta. Siinä myynti- ja markkinointitiimien yhteistyö on tärkeää, sillä myynti tietää parhaiten, keitä kannattaa kutsua liiketoiminnallisesta näkökulmasta. Lisäksi myyntitiimillä on myös tärkeää tietoa vastuullisen toiminnan täyttämiseksi. Kutsun lähettämistä tulee punnita sen osalta, missä tilanteessa ollaan asiakkuudessa. Jos sopimusneuvottelut ovat kesken, asiakasta ei tule kutsua tapahtumiin, jotka voivat vaikuttaa päätöksentekoon väärin perustein.
Yrityksen sisäisessä yhteistyössä ei tule unohtaa yrityksen muitakaan toimintoja, sillä tapahtuma voi olla sen luonteinen, että siihen halutaan kutsua myös yhteistyö- ja sidosryhmäkumppaneita, jotka saattavat liittyä muihin toimintoihin, kuten logistiikkaan tai taloushallintoon.
Mikäli osallistujamäärä on rajattu, mutta se halutaan kuitenkin yleensä maksimoida ja varmistaa, että tietyt avainhenkilöt osallistuvat, kannattaa kutsulistaan luoda valmiiksi ainakin kaksi eri kategoriaa, ensimmäisessä vaiheessa kutsuttavat ja jälkimmäisessä vaiheessa kutsuttavat. Nämä kannattaa pitää erillään ja varmistaa, että myös toisen kutsuaallon osallistujat kokevat itsensä yhtä tärkeiksi, kutsumalla heidät hyvissä ajoin ennen tapahtumaa ja riittävällä ilmoittautumisajalla.
Lähetä ennakkokutsu ajoissa
Jo hyvissä ajoin ennen tapahtumaa, kun tapahtuman ajankohta on tiedossa, kannattaa tapahtumasta tai tilaisuudesta lähettää ennakko-, tai niin kutsuttu save the date -kutsu asiakkaille. Jos lähetät ennakkokutsun sähköpostitse, säästä asiakkaan aikaa liittämällä kutsuun valmis kalenterikutsu, jolloin kutsuttava voi viedä varauksen helposti kalenteriinsa ja näin vähennetään mm. näppäilyvirheiden mahdollisuutta. Suosittelen lisäämään myös otsikkokenttään selkeästi maininnan ennakkokutsu ja tarkennuksen tapahtumasta, mikä herättää asiakkaan kiinnostuksen avaamaan sähköpostin.
Ennakkokutsu kannattaa lähettää jo kuukausia ennen tapahtumaa. Ennakkokutsussa voi hieman avata tapahtuman tai tilaisuuden luonnetta tai sisältöä, mutta tähän ei tarvitse vielä tuoda yksityiskohtaista tietoa. Siihen on hyvä lisätä myös maininta, että varsinainen kutsu ilmoittautumisohjeineen lähetetään esimerkiksi seuraavan kuukauden alussa. Ennakkoilmoitus lähetetään luonnollisesti vain kutsulistan ensimmäisessä vaiheessa kutsuttaville, sillä parhaassa tapauksessa tapahtuma saattaa täyttyä jo näistä kutsuttavista ja emme tietenkään lähetä ennakkokutsua asiakkaalle, joka ei saa varsinaista kutsua.
Varsinainen kutsu on näyttävä ja informatiivinen
Tapahtuman varsinainen kutsu lähetetään hyvissä ajoin ennen tapahtumaa. Kutsun lähettämisen ajankohdassa on hyvä huomioida, että kutsuttaville on annettava riittävä aika ilmoittautua sekä huomioida myös, että mikäli ensimmäisen aallon kutsuttavilla ei täytetä tapahtumaa, jää jälkimmäisessä vaiheessa kutsuttaville yhtä lailla riittävä aika ilmoittautua ja varautua tapahtumaan. Kutsun ja ilmoittautumisten lähetysajankohtaan saattaa vaikuttaa myös tapahtuman järjestämiseen vaikuttavat asiat, kuten esimerkiksi nimienvahvistusajankohta lentoyhtiölle, mikäli kyseessä on matkustusta vaativa tapahtuma.
Kutsusta kannattaa tehdä näyttävä ja luonnollisesti brändin näköinen. Sen on oltava informatiivinen, josta käy selkeästi ilmi, että kyseessä on kutsu, sekä paikka, aika ja ilmoittautumisohjeet. Myös tapahtuman ohjelma ja muu sisältö ovat tärkeitä, jotta kutsuttava voi arvioida tapahtuman hyödyllisyydestä itselleen. Monissa yrityksissä kutsuttava ei voi pelkästään itse tehdä päätöstä osallistumisesta, vaan hänen on haettava sitä korkeammalta taholta ja myös tämän takia kutsun on oltava mahdollisimman informatiivinen.
Tulisiko kutsu lähettää paperisena vai sähköisenä? Sähköisen kutsun lähettäminen on edullista, mutta kuten kaikki tiedämme, sähköpostia tulee valtavasti tänä päivänä ja kutsu voi hukkua sähköpostitulvaan. Jos halutaan kutsun oikeasti erottuvan, suosittelen ehdottomasti paperista, näyttävää kutsua, joka usein huomataan paremmin ja jää muistuttamaan olemassaolostaan esimerkiksi työpöydälle. Juhlavaan tilaisuuteen kannattaa lähettää paperikutsu, sillä se voidaan kokea arvokkaampana.
Tee ilmoittautumisesta yksinkertaista
Ilmoittautumiseen suosittelen ehdottomasti sähköistä ilmoittautumista. On olemassa tapahtumanhallintaohjelmistoja, joiden kautta tämä voidaan hoitaa, mutta olen itse tehnyt ilmoittautumislomakkeita myös esimerkiksi kyselytyökalun avulla. On tärkeää, että järjestelmästä saa helposti luotua linkin tai qr-koodin ilmoittautumislomakkeeseen, joka voidaan liittää kutsuun sekä tuotua ilmoittautumistiedot kootusti esimerkiksi excel-taulukkoon.
Ilmoittautumislomaketta suunnitellessa kannattaa miettiä tarkasti, mitä tietoja tarvitaan, jotta kaikki osallistujatiedot saadaan kerralla talteen. Perustiedot, kuten yritys- ja nimi- sekä yhteystiedot tarvitaan aina, kuten myös tieto mahdollisesta erikoisruokavaliosta, jos tilaisuudessa on tarjoilua. Mikäli tapahtumaan liittyy matkustamista, saattaa syntymäpäivä olla myös tarvittava tieto. Tilaisuuden luonteesta riippuen, voi olla hyödyllistä kysyä mahdollista tarvetta yhteiskuljetukselle tai saapuuko osallistuja paikalle omalla ajoneuvolla, mikäli joudutaan tekemään pysäköintijärjestelyjä.
Ilmoittautumislomakkeelle on hyvä lisätä myös kohta, jossa vastaanottaja voi ilmoittaa, jos ei pääse osallistumaan. Tämä on tärkeä tieto järjestäjän näkökulmasta, jolloin kutsu voidaan lähettää uudelle vastaanottajalle ja vältytään lähettämästä muistutusviestejä, jotka eivät ole vastaanottajalle aiheellisia.
Ilmoittautumisen jälkeen on hyvä lähettää vielä vahvistusviesti, joka sisältää varsinaisen kalenterikutsun tapahtumaan. Siinä kannattaa olla myös yhteystiedot mahdollisia kysymyksiä varten, sekä ohjeet miten toimia, jos haluaa perua tai muokata osallistumistaan.
Laadukas ja kutsuva ilmoittautumislomake vastaa kutsua ja brändiä visuaaliselta ilmeeltään. Ilmoittautumisen on onnistuttava helposti myös mobiilissa. Yksinkertainen ja helppokäyttöinen ilmoittautumislomake säästää asiakkaan aikaa.
Muistutukset lisäävät osallistumista
Sinusta järjestäjänä saattaa tuntua siltä, että tapahtuma on paljon mielessä ja ennakkokutsu ja varsinainen kutsu riittävät muistuttamaan tapahtumasta, mutta tämän päivänä hektisessä ympäristössä, se ei ole lainkaan varmaa, että nämä kaksi viestiä ovat jääneet vastaanottajan mieleen. Vertaile kutsulistaa ja ilmoittautumisjärjestelmää ja lähetä henkilöille, jotka eivät ole reagoineet kutsuun, ainakin yksi muistutusviesti. Kaksikaan muistutusta ei ole liikaa. Omien kokemusteni perusteella jokainen muistutus tuo selkeästi lisää ilmoittautumisia.
Lisäksi muistutus on hyvä lähettää myös muutamia päiviä ennen tapahtumaa, jos asiakkaalla on unohtunut tapahtuman kalenteriin vieminen.
Myyntitiimin tärkeä merkitys kutsuprosessissa
Kutsuprosessissa ei tule unohtaa myyntitiimiä kutsulistojen laatimisen jälkeen, sillä heillä on yleensä henkilökohtaiset yhteydet kutsuttaviin. Myyntitiimille kannattaa tehdä hyvä materiaali tapahtumaan ja ilmoittautumiseen liittyen, ja asiakaskäynneillään ja -yhteydenpidossaan he muistuttavat asiakkaitaan ilmoittautumaan, huolehtivat kutsusta varahenkilölle, mikäli varsinainen kutsuttava yrityksestä ei pääse osallistumaan sekä kertovat lisää tapahtumasta kutsuttaville.
Myyntitiimi voi tuoda asiakkailta myös tärkeää tietoa siitä, miksi he eivät osallistu tapahtumaan. Ehkä aihe ei ole kutsutulle relevantti, ajankohta tai sijainti on huono. Nämä tiedot kannattaa ehdottomasti dokumentoida ja käsitellä yhdessä palautekyselyn tulosten kanssa. Ne voivat tuoda arvokasta tietoa tulevia tapahtumia varten. Sisäinen viestintä ja myyntitiimin pitäminen tilanteen tasalla ilmoittautumisista on äärimmäisen tärkeää.
Viestintä jatkuu tapahtuman jälkeen
Asiakasviestintä tapahtumaan liittyen, ei lopu itse tapahtumapäivään, vaan sen jälkeen pidetään yhteyttä asiakkaaseen eri tavoin. Kiitosviesti lähetetään pian tapahtuman jälkeen ja se voi sisältää lisätietoja tapahtuman aiheesta tai vaikka linkin, josta pääsee katsomaan kuvia tapahtumapäivästä. Hyödynnä asiakkaiden tapahtumassa herännyt mielenkiinto ja innostus myös myynnillisestä näkökulmasta. Osallistujille kannattaa aina lähettää myös palautekysely, jotta tapahtumia voidaan kehittää asiakaslähtöisesti ja tiedetään missä voidaan kehittyä.
Tarvitsetko apua tapahtumaviestintään?
Ota yhteyttä – suunnitellaan yhdessä kutsuprosessi, joka tuo oikeat ihmiset oikeaan aikaan paikalle. Autan tarvittaessa myös tapahtuman suunnittelussa ja toteutuksessa.
Heidi Westerlund
Suunnitelmallinen kutsuprosessi on monivaiheinen ja palvelee optimaalisesti niin järjestäjää kuin kutsuttavaa asiakastakin.
